7 Great Year-End Appeal Letter Tips [With Free Samples!]

As the leaves change color and the days get shorter, there should only be one thing on fundraisers ‘ minds-year-end giving, of course. Embora fosse bom se fosse este o caso, sabemos que o mundo não pára para permitir que equipas sem fins lucrativos como a sua priorizem a angariação de fundos no final do ano. Mas não importa o quão ocupado você está, há sempre tempo para chegar com uma estratégia de carta de apelo de fim de ano que nutre relacionamentos de apoiadores e ajuda você a trazer essas valiosas contribuições de fim de ano.Se não tem a certeza de como lidar com as cartas de recurso no final do ano da forma mais eficaz, não tenha medo! Neste post, vamos fornecer 7 estratégias imparáveis para a elaboração de recursos eficazes que fazem com que a angariação de fundos no final do ano seja uma brisa:

  1. criar uma linha temporal de recurso de fim de ano.Apresente a sua carta de recurso no final do ano através do canal certo.Personalize todos os aspectos do seu apelo no final do ano.
  2. Partilhe as suas histórias de sucesso no seu apelo de fim de ano.
  3. Formata estrategicamente a sua carta de recurso.
  4. Follow up after your year-end appeal letter.
  5. Reference our free year-end appeal letter sample.

tenha em mente que, como qualquer esforço sem fins lucrativos, o software certo irá facilitar uma experiência de apelo de fim de ano sem stress. Confira as ferramentas de marketing e comunicação da Giveffect para ver como a nossa solução pode impulsionar a sua estratégia de angariação de fundos durante a temporada de doações do final do ano!Agora, sem mais demoras, vamos saltar para as dicas para que possa começar a escrever as suas cartas de apelo.

Year-end appeal tip | Create a year-end appeal timeline

Create a year-end appeal timeline.

se você está se esforçando para desenvolver o seu plano de carta de apelo em meados de dezembro, as chances são de que você não terá muita sorte vencendo todos os apoiadores em sua base de dados (muito menos potenciais novas perspectivas).Em vez de lançar os seus recursos de angariação de fundos no último minuto, porque não rebobinar alguns meses? Reúna-se com a sua equipa a meio do ano para começar a planear a sua estratégia de fim de ano, incluindo a criação de uma linha temporal clara que possa servir de roteiro para os últimos meses do ano.

reunimos um cronograma de amostra que você pode usar como ponto de partida, mas dependendo do tamanho de sua equipe, o número de recursos que você vai enviar, e a estratégia geral de angariação de fundos da sua organização sem fins lucrativos, você pode precisar de mais ou menos tempo para fazer tudo.

como você está criando seu calendário, Você também vai querer verificar os seguintes passos:

  • delega as principais responsabilidades. Quem vai escrever o correio direto, e-mail e recursos de mídia social? Quem vai garantir que todo o correio direto é enviado e recebido? Você vai projetar os recursos em casa ou trabalhar com um designer externo?
  • estabelecer metas inteligentes. Usando relatórios de anos anteriores como base, quanto dinheiro você espera trazer através de suas cartas de apelo de fim de ano? Quanto dinheiro você precisa para arrecadar para cobrir as despesas operacionais?
  • determina como a tecnologia se encaixa. O seu software de email marketing está integrado com o seu CRM sem fins lucrativos? E a sua solução de correio directo? (Dica: quanto mais conectados estes sistemas são, mais fácil será automatizar tarefas e limitar a entrada de dados manuais!)

não importa o que aconteça, certifique-se de documentar claramente a sua linha do tempo e informar todos os membros relevantes da equipa sobre o plano. Confie em nós: quando todos estão na mesma página da estaca zero, você vai mitigar uma quantidade significativa de confusão e estresse uma vez que a temporada de fim de ano ramps up!

Takeaway: a sua equipa deve estar a pensar em como irá gerir os recursos de angariação de fundos no final do ano muito antes da época de férias. Crie um cronograma prático para as suas responsabilidades de modo que nenhuma tarefa importante passar através das rachaduras mais tarde no processo.

 carta de recurso de final de Ano dica / apresentar a sua carta de recurso de final de ano através do canal direito

apresentar a sua carta de recurso de final de ano através do canal direito.

hoje em dia, os apoiantes têm praticamente infinitas opções para como querem contribuir para a sua organização, e você tem formas igualmente infinitas de apelar para eles.Não seremos capazes de tocar em todas as abordagens criativas de recurso no final do ano neste post, mas podemos dar alguns conselhos no mundo real para enviar cartas de angariação de fundos através de dois canais distintos: recursos de correio direto e recursos online. Vamos explorar cada um!

Direct Mail Appeal Letters

Traditional and time-tested, end-of-year direct mail appeal letters are released up by many nonprofits for a reason: they work!

a principal desvantagem do direct mail é que enviar uma carta ou cartão postal através do correio custa dinheiro. Para organizações sem fins lucrativos menores com um orçamento menos flexível, pode ser fácil descartar este canal de marketing em favor de métodos on-line gratuitos a baratos.

no entanto, todas as organizações sem fins lucrativos podem — e devem-utilizar cartas de recurso de direct mail. Basta seguir estas dicas:

  • concentrem-se em doadores existentes, particularmente pequenos a médios doadores que já deram por correio.
  • seja deliberado com o seu design, desde a cor e o tamanho do seu envelope até ao conteúdo em si, usando software de correio directo que lhe dá muitas opções de personalização.
  • facilite a doação, incluindo um envelope de resposta pré-endereçado e o URL para o seu formulário de doação online. Não se esqueça: quando você usa software integrado de marketing de correio direto, você pode rastrear as respostas de apelo em seu CRM automaticamente.

Direct mail can be the most convincing type of appeal you send, so don’t forget to make the most of this channel!

cartas de Apelação Online

embora menos pessoais do que uma carta no correio, um apelo de fim de ano enviado através da internet é virtualmente gratuito para a sua organização sem fins lucrativos e acessível para quase todos os seus apoiantes.

pode tirar partido da ubiquidade e da relação custo-eficácia do marketing online de algumas formas:

  • Siga a sua carta de E-mail com um apelo de E-mail. Se não tiver Notícias após a sua carta inicial de solicitação, contacte novamente com um recurso de E-mail.
  • manter uma presença diversificada nas redes sociais. Facebook, Instagram e Twitter durante toda a temporada de férias, especialmente capitalizando em dias chave como a quarta-feira #Givingtu.
  • abrir uma variedade de métodos de doação online. À medida que promove a doação no final do ano, certifique-se de que está a oferecer muitas formas convenientes de doar, desde o seu formulário de doação online até à doação corporativa, campanhas de texto-a-entrega, ou uma página de crowdfunding.

outra vantagem dos recursos online? Você pode usá-los para chegar a uma ampla audiência de potenciais doadores sem gastar um centavo. Para fazer isso, certifique-se de seu conteúdo on-line é compartilhável e visualmente envolvente. Então, encoraje os adeptos a transmitir a sua mensagem aos seus pares!

Takeaway: ao emparelhar a sua estratégia de recurso online no final do ano com uma campanha de correio directo estelar, você vai maximizar a quantidade que você é capaz de trazer. Certifique-se de que o seu software de marketing lhe permite explorar ambas as vias para melhores resultados e a experiência mais perfeita!

year-end appeal letter tip | Personalize cada aspecto do seu apelo de angariação de fundos no final do ano

Personalize cada aspecto do seu apelo de angariação de fundos no final do ano.

não há nada pior do que uma carta genérica “a quem pode interessar”, especialmente se essa carta de tamanho único está pedindo dinheiro ao destinatário!Se as suas cartas de recurso no final do ano não tiverem um toque pessoal, comece por tirar partido das informações armazenadas no seu CRM sem fins lucrativos.

você já deve saber uma coisa ou duas sobre seus doadores com base nos formulários que eles preencheram, as conversas que você compartilhou, e a história de doação e engajamento que eles têm com sua organização. Se você está mantendo o controle dessa informação efetivamente em sua base de dados, você já tem um grande ponto de salto-off para um apelo de final de ano de sucesso!

Aqui estão algumas sugestões para áreas onde a personalização compensa:

  • Saudações. Dirigir-se sempre a um apoiante pelo seu primeiro nome ou título preferido. Para a maioria dos doadores, seu primeiro nome é melhor do que “Mr/Ms”, mas grandes doadores ou indivíduos com papéis proeminentes na comunidade podem preferir uma saudação mais formal.
  • quantidade de pedido. Referencie o histórico de um indivíduo para determinar a quantidade certa de solicitação. Para maximizar a pergunta, você pode oferecer sugeridos dando níveis que estão em linha com a sua quantidade de doação típica, mas encorajá-los a atualizar ligeiramente.
  • conteúdo. Personalizar as suas letras significa mais do que preencher as lacunas para um nome e quantidade de doação. Você deve criar apelos completamente diferentes que se relacionam com segmentos específicos de sua lista, desde grandes doadores a doadores caducados e até mesmo não-doadores.Se possível, deve também referir explicitamente o envolvimento anterior do destinatário na cópia da sua carta. Por exemplo: “o seu presente de 500 dólares no ano passado forneceu material escolar para cinco crianças desfavorecidas.”Ou,” o teu trabalho árduo de voluntariado na nossa comissão de angariação de fundos assegurou que o nosso leilão funcionasse sem problemas.”

    para cartas de apelo por correio direto, você pode dar um passo mais longe, adicionando um PS escrito à mão de um membro notável de sua equipe, como um membro do Conselho.Manter todos esses dados em arquivo em um sistema integrado lhe permitirá usar dados de doadores, voluntários ou membros para informar sua estratégia de marketing no final do ano. Você será capaz de ficar em cima de suas solicitações de fim de ano sem saltar para trás e para a frente entre sistemas díspares.

    Takeaway: Reading year-end appeal letter should not feel canned. Use as informações em seu software sem fins lucrativos para garantir que cada carta é tão única quanto o APOIADOR que a recebe.

    Year-end appeal letter tip / Share your success stories in your end-of-year appeal.

    Partilhe as suas histórias de sucesso no seu apelo de fim de ano.Uma forma importante de distinguir as suas cartas de recurso no final do ano das outras cartas que envia é mostrando a eficácia dos seus esforços de angariação de fundos ao longo do ano.O que a sua organização fez ao longo do último ano para justificar as suas contribuições desta vez?

    a boa notícia é que isso não tem que ser uma fonte de estresse para sua equipe de angariação de fundos; em vez disso, você deve ver isso como uma oportunidade de destacar histórias chave do sucesso de sua organização sem fins lucrativos nas comunidades que você serve! Temos algumas dicas para mostrar aos doadores o que conseguiu no ano passado de uma forma convincente.:

    • concentra-te no dador. Pode parecer contra-intuitivo (afinal, você está tentando ilustrar o que sua organização sem fins lucrativos conseguiu), mas nos escute: você quer lembrar aos seus apoiadores por que suas doações são valorizadas. Ilustre o que o seu apoio conseguiu, e lembre-lhes que a sua organização não pode fazer um impacto sozinho.
    • utilizar elementos visuais. Fotos de alta qualidade (e, em recursos online, vídeos) podem fazer um longo caminho para colocar rostos para os indivíduos, lugares, ou animais que você suporta. Além disso, uma foto ou gráfico pode quebrar o texto e chamar a atenção de um leitor, atraindo-os para a sua chamada para a ação.
    • incluem estatísticas moderadamente. Uma estatística poderosa mostrando a necessidade de sua organização ou os efeitos que você já teve pode fazer muito para motivar os apoiadores. No entanto, os seus leitores vão quase definitivamente gloss sobre uma parede de números, por isso certifique-se de enquadrar estatísticas de uma forma atraente e só usá-los quando necessário.

    de certa forma, a sua carta de pedido de doação no final do ano é uma forma de você lembrar aos doadores por que eles apoiaram sua missão no passado e para deixá-los excitados em contribuir mais uma vez.

    quanto mais você pode fazer para ilustrar as coisas poderosas que seus apoiadores o ajudaram a fazer, mais provável é que eles façam uma doação e compartilhem essas histórias com amigos e familiares. Afinal, quem não quereria transmitir histórias tão incríveis que tornaram possível?

    Takeaway: a sua carta de apelo no final do ano é a sua oportunidade de reiterar o quão vitais são as contribuições dos seus doadores, ilustrando o impacto que já tiveram. Conte a história do que a sua campanha de angariação de fundos já realizou e os seus apoiantes vão certamente dar de novo.

    carta de recurso de fim de ano tip 5

    Formata a tua carta de recurso estrategicamente.Agora que você tem alguma idéia do conteúdo que você vai incluir no seu apelo de arrecadação de fundos no final do ano, vamos mergulhar em algumas dicas específicas para colocar a sua carta de uma forma que leva aos melhores resultados.

    não existe tal coisa como formatação mágica, mas existem algumas técnicas comprovadas que você pode utilizar para obter a sua carta de apelo em ótima forma:

    • começa por ” obrigado.”O primeiro parágrafo do seu apelo deve incluir uma mensagem de agradecimento aos seus doadores. Eles já fizeram muito pela sua organização, então você não quer iniciar um pedido sem reconhecer suas contribuições existentes.
    • mantenha a conversa. Não obrigue os doadores a ler uma dissertação complicada sobre porque a sua organização sem fins lucrativos merece o seu financiamento. Convide – os a desempenhar um papel na sua organização, usando um tom caloroso e amigável e linguagem simples e directa.
    • seja breve. Os recursos de E-mail devem ser mais curtos do que envios diretos, mas todas as suas cartas de recurso devem ser facilmente legíveis em uma sessão. Salte para a carne de sua história rapidamente para que os doadores não se percam antes que eles façam a chamada para a ação: a pergunta.
    • escreva para scanners, não para leitores. Gostaria que os seus destinatários absorvessem todas as linhas pensadas na sua carta de recurso, mas, realisticamente, muitos só a digitalizarão. Use parágrafos curtos, imagens, e letras em negrito ou itálico para manter o seu recurso scannable.
    • incluem uma clara chamada à acção. Finalmente, você precisa garantir que sua formatação facilita o ponto de sua carta — uma doação! Reitere este apelo à ação ao longo da carta em linguagem clara, e reitere explicitamente o seu pedido em seu encerramento.Além dessas táticas importantes, Você também vai querer passar algum tempo olhando para o rascunho de sua carta com seu público em mente.

      mostre uma cópia impressa do seu apelo por correio directo a um membro da Comissão ou membro do pessoal — eles têm problemas a ler o tipo de letra? Distraem-se a meio do caminho? As imagens fazem sentido à primeira vista?

      Takeaway: formate a sua carta de recurso de fim de ano de uma forma que atrai os leitores. Quanto mais fácil é para os leitores para chegar à mensagem de sua carta, mais provável que eles estão a seguir através de uma doação!

       carta de recurso no final do ano dica / seguimento após a sua carta de recurso no final do ano

      seguimento após a sua carta de recurso no final do ano.

      a temporada de fim de ano é um tempo atarefado para a sua organização sem fins lucrativos, mas é um tempo igualmente atarefado para os seus apoiantes. Não os deixem escapar se não responderem à sua carta inicial de solicitação!O uso de software integrado de marketing e angariação de fundos pode ajudá-lo a localizar onde as suas cartas de recurso estão em trânsito e se os seus destinatários já fizeram os seus presentes. (Na verdade, alguns softwares podem até automatizar o processo de entrada de dados para que todas as transações no final do ano sejam armazenadas instantaneamente no perfil de um apoiante.)

      quando você sabe onde seus doadores estão no processo de doação no final do ano, você pode adaptar melhor seus esforços de acompanhamento, o que pode incluir:

      • solicitações adicionais. Se o seu destinatário não respondeu ao seu primeiro recurso, considere seguir com um e-mail, correio direto ou um telefonema. Cronometre sua primeira mensagem cedo o suficiente na temporada que você tem tempo para acompanhar antes do final do ano.
      • informação de oferta correspondente. Mostre aos seus colaboradores como os seus dons podem ir duas vezes mais longe através de programas de filantropia corporativa. Acompanhe com todos os doadores ou segmete a sua lista com base em informações do empregador para enviar as informações mais detalhadas de oferta correspondente.
      • thank-you notes. Talvez o seguimento mais crucial que vai enviar seja a mensagem de agradecimento! Dependendo do tamanho do presente, você pode enviar um e-mail ou uma nota pessoal no e-mail, mas de qualquer forma, envie estas comunicações o mais rápido possível após o presente.Mais uma vez, quando tiver um software que automatiza muitas das suas importantes tarefas de comunicação, não terá de se preocupar em enviar manualmente mensagens de acompanhamento para cada Apoiante na sua base de dados.

        e quando todos os seus sistemas sem fins lucrativos trabalham em conjunto, todas as informações do seu doador podem informar a sua segmentação e estilo de divulgação, tornando cada acompanhamento relevante e envolvente para o seu destinatário. Isso é uma receita para o sucesso do apelo no final do ano!

        carta de recurso no final do ano tip / Reference our free year-end appeal letter sample

        Reference our free year-end appeal letter sample.Agora que você tem todas as dicas de topo em seu bolso de trás, tudo que você precisa é um último empurrão na direção certa para começar a sua campanha de fim de ano.Felizmente para si, juntámos uma amostra que a sua equipa pode referir à medida que redige a sua melhor carta de apelação de fim de ano. Nossa carta funciona para o correio direto ou recursos de E-mail, mas você vai precisar adaptá-lo para atender o público específico de sua organização sem fins lucrativos, é claro.

        carta de recurso no final do ano exemplo

        “querida Jane, graças à sua generosidade, mais de 5.000 animais sem-abrigo receberam abrigo, comida e cuidados veterinários salvadores no ano passado. Com a sua ajuda, muitos destes cães e gatos foram colocados em casas de amor. Em nome deles, obrigado pela sua ajuda.Olha para um cão como o Fido. Trouxemo-lo das ruas com fome e medo. Graças às doações de apoiantes como você, o nosso pessoal de veterinária tratou o Fido por subnutrição, e ele tornou-se saudável e confiante novamente em apenas algumas semanas. O Fido está ao cuidado da sua família para sempre.Fido não pode agradecer, mas nós podemos! Estamos tão gratos por ter apoiantes como você fazendo histórias como estas uma possibilidade para animais indefesos.Hoje, iniciamos a nossa campanha de fim de Ano. Nosso objetivo é fornecer cuidados para mais 500 animais em necessidade, arrecadando US $10.000 até 31 de dezembro, mas não podemos fazer isso sem ajuda.Estamos a contactar-vos porque já demonstraram a vossa compaixão por gatos e cães como o Fido. Você estaria disposto a fazer uma contribuição especial de fim de ano de $ 25, $50, ou $100 para salvar mais 500 animais necessitados?Com o seu apoio, podemos ter um impacto duradouro na nossa comunidade.Por favor, junte-se a nós fazendo o seu presente no nosso formulário de doação online ou enviando um cheque no envelope em anexo. A vida de centenas de animais está em jogo.

        obrigado pelo seu apoio continuado.

        Felicidades,

        John Smith
        Director Executivo
        abrigo local de animais

        P. S. no nosso site, encontrará dezenas de mais histórias de animais tal como Fido. Você pode aprender mais sobre o trabalho incrível que suas doações tornam possível ao verificar o nosso site sem fins lucrativos, Facebook e Twitter.”

        aqui tem! Ajustar a nossa amostra para se ajustar aos seus destinatários, missão e canal, e você estará bem em seu caminho para o sucesso do recurso de angariação de fundos em pouco tempo.

        as cartas de recurso de angariação de fundos no final do ano são críticas. Com as nossas estratégias em mãos, você não deve ter problemas em delinear um plano que chegue aos doadores e garanta doações.

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