7 Nagyszerű Év Végi Fellebbezési Levél Tippek [Ingyenes Mintákkal!]

mivel a levelek színe megváltozik, és a napok rövidülnek, csak egy dolognak kell lennie az adománygyűjtők fejében — természetesen az év végi adakozásnak. Bár jó lenne, ha ez lenne a helyzet, tudjuk, hogy a világ nem hagyja abba, hogy a nonprofit csapatok, mint a tiéd, prioritásként kezeljék az év végi adománygyűjtést. De nem számít, mennyire elfoglalt vagy, mindig van idő, hogy dolgozzon ki egy év végi fellebbezési levél stratégia, amely táplálja támogatói kapcsolatok és segít, hogy az értékes év végi hozzájárulások.

ha nem biztos benne, hogyan lehet az év végi fellebbezési leveleket a leghatékonyabban kezelni, ne félj! Ebben a bejegyzésben, biztosítani fogjuk 7 megállíthatatlan stratégiák a hatékony fellebbezések kidolgozásához, amelyek szellővé teszik az év végi adománygyűjtést:

  1. hozzon létre egy év végi fellebbezési ütemtervet.
  2. mutassa be az év végi fellebbezési levelet a megfelelő csatornán keresztül.
  3. személyre szabhatja az év végi fellebbezés minden aspektusát.
  4. ossza meg sikertörténeteit az év végi fellebbezésében.
  5. formázza a fellebbezési levelet stratégiailag.
  6. Kövesse nyomon az év végi fellebbezési levél után.
  7. hivatkozzon az ingyenes év végi fellebbezési levélmintánkra.

ne feledje, hogy mint minden nonprofit erőfeszítés, a megfelelő szoftver megkönnyíti a stresszmentes év végi fellebbezési élményt. Nézze meg a giveffect marketing és kommunikációs eszközeit, hogy megtudja, hogyan javíthatja megoldásunk adománygyűjtési stratégiáját az év végi adományozási szezonban!

most minden további nélkül ugorjunk a tippekre, hogy elkezdhessük a fellebbezési levelek írását.

év végi fellebbezési tipp | év végi fellebbezési idővonal létrehozása

év végi fellebbezési idővonal létrehozása.

ha december közepén fejleszti a fellebbezési levéltervét, akkor valószínű, hogy nem lesz sok szerencséje megnyerni az adatbázis összes támogatóját (sokkal kevésbé potenciális új kilátások).

ahelyett, hogy az utolsó pillanatban összegyűjtené az adománygyűjtő fellebbezéseket, miért nem tekerne vissza néhány hónapot? Találkozzon csapatával az év közepén, hogy elkezdje megtervezni az év végi stratégiáját, beleértve egy világos ütemterv létrehozását, amely ütemtervként szolgálhat az év utolsó hónapjaiban.

összeállítottunk egy minta ütemtervet, amelyet kiindulási pontként használhat, de a személyzet méretétől, az elküldendő fellebbezések számától és a nonprofit szervezet általános adománygyűjtési stratégiájától függően előfordulhat, hogy több vagy kevesebb időt kell hagynia arra, hogy mindent elvégezzen.

a naptár létrehozása során a következő lépéseket is ellenőrizni kell:

  • a legfontosabb feladatok átruházása. Ki fogja írni a közvetlen leveleket, e-maileket és a közösségi média fellebbezéseit? Ki fogja biztosítani, hogy az összes közvetlen levél elküldésre és fogadásra kerüljön? Házon belül tervezi meg a fellebbezéseket, vagy külső tervezővel dolgozik?
  • Intelligens célok létrehozása. A korábbi évek jelentéseit alapul véve, mennyi pénzt remél behozni az év végi fellebbezési levelein keresztül? Mennyi pénzt kell összegyűjtenie a működési költségek fedezésére?
  • határozza meg, hogyan illeszkedik a technológia. Az e-mail marketing szoftver integrálva van a nonprofit CRM-be? Mi a helyzet a direct mail megoldással? (TIPP: Minél jobban összekapcsolódnak ezek a rendszerek, annál könnyebb lesz a feladatok automatizálása és a kézi adatbevitel korlátozása!)

nem számít, mi történik, győződjön meg róla, hogy egyértelműen dokumentálja az idővonalát, és tájékoztassa az összes releváns csapattagot a tervről. Bízzon bennünk: ha mindenki ugyanazon az oldalon van a square one-tól, akkor jelentős mennyiségű zavart és stresszt fog enyhíteni, amint az év végi szezon felugrik!

elvihető: a csapatnak gondolkodnia kell arról, hogyan fogja kezelni az év végi adománygyűjtő fellebbezéseket jóval az ünnepi szezon előtt. Hozzon létre egy gyakorlati ütemtervet a felelősségéhez, hogy a folyamat későbbi szakaszában ne csússzanak át fontos feladatok.

év végi fellebbezési levél tipp | mutassa be az év végi fellebbezési levelet a megfelelő csatornán keresztül

mutassa be az év végi fellebbezési levelet a megfelelő csatornán keresztül.

manapság a támogatóknak szinte végtelen lehetőségük van arra, hogy hogyan akarnak hozzájárulni a szervezetéhez, és ugyanolyan végtelen módon lehet őket fellebbezni.

ebben a bejegyzésben nem fogunk tudni érinteni minden egyes kreatív év végi fellebbezési megközelítést, de adhatunk néhány valós tanácsot az adománygyűjtő levelek küldéséhez két különböző csatornán keresztül: közvetlen postai fellebbezések és online fellebbezések. Fedezzük fel mindegyiket!

Direct Mail Appeal Letters

hagyományos és jól bevált, év végi direct mail appeal levelek támaszkodnak sok nonprofit okkal: működnek!

a direct mail fő hátránya, hogy levél vagy Képeslap küldése a levélben pénzbe kerül. A kevésbé rugalmas költségvetéssel rendelkező kisebb nonprofit szervezetek számára könnyű lehet leírni ezt a marketingcsatornát az ingyenes-olcsó online módszerek javára.

azonban minden nonprofit szervezet képes — és kell-használni a közvetlen postai fellebbezési leveleket. Csak kövesse ezeket a tippeket:

  • összpontosítson a meglévő adományozókra, különösen a kis-és közepes méretű adományozókra, akik korábban postai úton adtak.
  • legyen szándékos a tervezéssel, a boríték színétől és méretétől egészen a tartalomig, a direct mail szoftver használatával, amely rengeteg testreszabási lehetőséget kínál.
  • tegye egyszerűvé az adományozást egy előre megcímzett válaszboríték és az online adományozási űrlap URL-címe megadásával. Ne felejtsd el: ha integrált direct mail marketing szoftvert használ, automatikusan nyomon követheti a fellebbezési válaszokat a CRM-ben.

a közvetlen levél lehet a legmeggyőzőbb típusú fellebbezés, amelyet küld, ezért ne felejtse el a legtöbbet kihozni ebből a csatornából!

Online fellebbezési levelek

bár kevésbé személyes, mint egy levél a levélben, az Interneten keresztül küldött év végi fellebbezés gyakorlatilag ingyenes a nonprofit szervezet számára, és szinte minden támogatója számára elérhető.

néhány módon kihasználhatja az online marketing mindenütt jelenlévő és költséghatékonyságát:

  • Kövesse nyomon a közvetlen levél levelet egy e-mail fellebbezést. Ha még nem hallott vissza az első felszólító levél után, forduljon újra e-mailes fellebbezéssel.
  • változatos közösségi média jelenlét fenntartása. Link az év végi adakozási oldaladra a Twitteren, a Facebookon és az Instagram-on az ünnepi szezonban, különösen a kulcsfontosságú adakozási napok, például a #GivingTuesday Facebook-oldalán.
  • nyissa meg a különböző online adási módszerek. Az év végi adományozás népszerűsítésekor győződjön meg róla, hogy rengeteg kényelmes adományozási módot kínál, az online adományozási űrlaptól a vállalati adományozásig, a szöveges adományozási kampányokig vagy a közösségi finanszírozási oldalig.

az online fellebbezések újabb előnye? Használhatja őket a leendő adományozók széles közönségének elérésére anélkül, hogy egy fillért költene. Ehhez győződjön meg arról, hogy online tartalma megosztható és vizuálisan vonzó. Ezután ösztönözze a támogatókat, hogy továbbítsák üzenetét társaiknak!

elvihető: a párosítás az online év végi fellebbezési stratégia egy csillag direct mail kampány, akkor maximalizálja az összeget te tudja, hogy a. Győződjön meg arról, hogy a marketing szoftver lehetővé teszi, hogy vizsgálja meg mind utakat a legjobb eredmény és a leginkább zökkenőmentes élményt!

év végi fellebbezési levél tipp | személyre szabhatja az év végi adománygyűjtő fellebbezés minden aspektusát

személyre szabhatja az év végi adománygyűjtő fellebbezés minden aspektusát.

nincs semmi rosszabb, mint egy általános “kinek vonatkozhat” levél, különösen, ha ez az egy kaptafára minden levél pénzt kér a címzettől!

ha az év végi fellebbezési leveleiben nincs személyes kapcsolat, kezdje a nonprofit CRM-ben tárolt információk felhasználásával.

már tudnia kell egy-két dolgot az adományozóiról az általuk kitöltött űrlapok, a megosztott beszélgetések, valamint a szervezetével folytatott adományozási és elkötelezettségi előzmények alapján. Ha hatékonyan nyomon követi ezeket az információkat az adatbázisában, akkor már van egy nagyszerű kiindulópontja a sikeres év végi fellebbezésnek!

íme néhány javaslat azokra a területekre, ahol a személyre szabás megtérül:

  • Üdvözlet. A támogatót mindig a preferált keresztnévvel vagy címmel szólítsa meg. A legtöbb adományozó számára keresztnevük jobb, mint az” Mr/Ms”, de a nagyobb adományozók vagy a közösségben kiemelkedő szerepet betöltő személyek inkább formálisabb üdvözletet részesíthetnek előnyben.
  • kérjen összeget. Hivatkozzon az egyén előzményeire a megfelelő kérési összeg meghatározásához. A kérés maximalizálása érdekében javasolhat olyan szinteket, amelyek összhangban vannak a tipikus adományösszeggel, de ösztönzik őket, hogy kissé frissítsenek.
  • tartalom. A levelek személyre szabása nem csupán a név és az adományösszeg kitöltését jelenti. Teljesen különböző fellebbezéseket kell készítenie, amelyek a lista meghatározott szegmenseire vonatkoznak, a fő adományozóktól az elévült adományozókig, sőt a nem adományozókig is.

ha lehetséges, a levél másolatában kifejezetten utalnia kell a címzett korábbi részvételére is. Például: “a tavalyi 500 dolláros ajándék öt hátrányos helyzetű gyermek számára nyújtott iskolai felszerelést.”Vagy:” az adománygyűjtő rendezvény bizottságunkban végzett kemény önkéntes munkája biztosította, hogy aukciónk akadály nélkül elindult.”

a direct mail appeal levelek esetében egy lépéssel tovább léphet, ha kézzel írt P. S.-t ad hozzá a csapat egyik figyelemre méltó tagjától, például egy igazgatósági tagtól.

ha ezeket az adatokat egy integrált rendszerben tárolja, akkor az adományozó, önkéntes vagy tag adatait felhasználhatja az év végi marketingstratégia tájékoztatására. Ön képes lesz arra, hogy az év végi kérések tetején maradjon anélkül, hogy oda-vissza ugrálna az eltérő rendszerek között.

elvihető: az év végi fellebbezési levél olvasása nem érezheti magát konzervnek. Használja a nonprofit szoftverében szereplő információkat annak garantálására, hogy minden levél ugyanolyan egyedi, mint a támogató, aki megkapja.

 év végi fellebbezési levél tipp | ossza meg sikertörténeteit az év végi fellebbezésében.

ossza meg sikertörténeteit az év végi fellebbezésében.

az év végi fellebbezési levelek megkülönböztetésének egyik fő módja az, hogy bemutatja az adománygyűjtő erőfeszítések hatékonyságát egész évben.

gondolj rá úgy, mint a támogatás esetére, amikor az adományozókhoz fordulsz — mit tett a szervezet az elmúlt évben, hogy ezúttal indokolja hozzájárulásukat?

a jó hír az, hogy ennek nem kell stresszforrásnak lennie az adománygyűjtő csapat számára; ehelyett ezt úgy kell tekintenie, mint egy lehetőséget arra, hogy kiemelje a nonprofit sikerének kulcsfontosságú történeteit az Ön által kiszolgált közösségekben!

van néhány tippünk az adományozók bemutatásához, hogy mennyit ért el az elmúlt évben lenyűgöző módon:

  • összpontosítson a donorra. Lehet, hogy ellentmondásosnak tűnik (elvégre azt próbálja szemléltetni, amit a nonprofit elért), de hallgasson meg minket: emlékeztetni szeretné támogatóit, hogy miért értékelik adományaikat. Mutassa be, mit ért el a támogatásuk, és emlékeztesse őket arra, hogy a szervezet önmagában nem képes hatást gyakorolni.
  • vizuális elemek használata. A kiváló minőségű fotók (és az online fellebbezésekben a videók) hosszú utat tehetnek az Ön által támogatott egyének, helyek vagy állatok arcának felhelyezéséhez. Ráadásul egy fénykép vagy grafika megszakíthatja a szöveget, és elkaphatja az olvasó szemét, rajzolva őket a cselekvésre ösztönzés felé.
  • a statisztikákat takarékosan tartalmazza. Egy erőteljes statisztika, amely bemutatja a szervezet szükségességét vagy a már meglévő hatásokat, sokat tehet a támogatók motiválása érdekében. Az olvasók azonban szinte biztosan ragyognak a számok falán, ezért győződjön meg róla, hogy vonzó módon keretezi a statisztikákat, és csak szükség esetén használja őket.

bizonyos értelemben az év végi adománykérési levél egy módja annak, hogy emlékeztesse az adományozókat arra, hogy miért támogatták a küldetését a múltban, és hogy izgatják őket, hogy ismét hozzájáruljanak.

minél többet tudsz tenni annak illusztrálására, hogy a támogatóid milyen hatalmas dolgokat segítettek neked, annál valószínűbb, hogy adományoznak, és megosztják ezeket a történeteket a barátaiddal és a családoddal. Végül is, ki ne akarna olyan csodálatos történeteket sugározni, amelyeket lehetővé tettek?

elvihető: az év végi fellebbezési levele lehetőséget ad arra, hogy megismételje, mennyire létfontosságú az adományozók hozzájárulása, bemutatva a már meglévő hatásukat. Mondja el a történetet arról, amit az adománygyűjtő kampány már elért, és a támogatói biztosan újra adnak.

 év végi fellebbezési levél Tipp 5

formázza a fellebbezési levelet stratégiailag.

most, hogy van némi ötlete arról a tartalomról, amelyet az év végi adománygyűjtési fellebbezésében tartalmaz, merüljünk el néhány konkrét tippbe a levél oly módon történő megfogalmazásához, amely a legjobb eredményekhez vezet.

nincs olyan dolog, mint a mágikus formázás, de van néhány bevált technikák tudod hasznosítani, hogy a fellebbezési levél optimális formában:

  • Kezdje azzal ,hogy ” köszönöm.”A fellebbezés első bekezdésének tartalmaznia kell egy köszönő üzenetet az adományozóknak. Már sokat tettek a szervezetéért, ezért nem akarja elindítani a kérést anélkül, hogy elismerné a meglévő hozzájárulásaikat.
  • tartsa beszélgető. Ne erőltesse az adományozókat arra, hogy bonyolult disszertációt olvassanak arról, hogy a nonprofit miért érdemli meg finanszírozásukat. Kérd meg őket, hogy vegyenek részt a szervezetedben egy meleg, barátságos hangnemben és egyszerű, lényegre törő nyelven.
  • legyen rövid. Az e-mail fellebbezéseknek rövidebbnek kell lenniük, mint a közvetlen levelezéseknek, de az összes fellebbezési levélnek könnyen olvashatónak kell lennie egy ülésen. Ugorj be gyorsan a történeted húsába, hogy az adományozók ne vesszenek el, mielőtt a cselekvésre ösztönöznék: a kérdezés.
  • írás szkennerekhez, nem olvasókhoz. Szeretné, ha a címzettek minden elgondolkodva kidolgozott Sort felszívnának a fellebbezési levélben, de reálisan sokan csak beolvassák. Használjon rövid bekezdéseket, képeket, félkövér vagy dőlt betűket, hogy fellebbezése beolvasható legyen.
  • tartalmaz egy világos cselekvésre ösztönzést. Végül meg kell győződnie arról, hogy a formázás megkönnyíti a levél pontját — adományt! Ismételje meg ezt a cselekvésre való felhívást az egész levélben, világos nyelven, és kifejezetten ismételje meg kérését a záróban.

ezen fontos taktikák mellett érdemes egy kis időt tölteni a levél tervezetének megtekintésével a közönség szem előtt tartásával.

mutassa meg a közvetlen levél fellebbezésének nyomtatott példányát az igazgatósági tagnak vagy az alkalmazottnak — van-e problémája a betűtípus olvasásával? Félúton elterelik a figyelmüket? Van-e értelme a képeknek első pillantásra?

elvihető: formázza az év végi fellebbezési levelet oly módon, hogy felhívja az olvasókat. Minél könnyebben jutnak el az olvasók a levél üzenetéhez, annál valószínűbb, hogy adományt követnek!

év végi fellebbezési levél tipp | nyomon követés az év végi fellebbezési levél után

nyomon követés az év végi fellebbezési levél után.

az év végi szezon forgalmas idő a nonprofit szervezet számára, de ugyanolyan elfoglalt idő a támogatók számára. Ne hagyja, hogy elcsússzon, ha nem válaszolnak az eredeti felkérési levélre!

az integrált marketing és adománygyűjtő szoftver segítségével nyomon követheti, hogy a fellebbezési levelek hol vannak a tranzitban, és hogy a címzettek már megtették-e az ajándékokat. (Valójában egyes szoftverek akár automatizálhatják az adatbeviteli folyamatot, így az összes év végi tranzakció azonnal tárolódik a támogató profiljában.)

ha tudja, hol vannak adományozói az év végi adományozási folyamatban, jobban testreszabhatja nyomon követési erőfeszítéseit, amelyek magukban foglalhatják:

  • további kérések. Ha a címzett nem válaszolt az első fellebbezésére, fontolja meg egy e-mail, közvetlen levelezés vagy telefonhívás nyomon követését. Időzítse az első üzenetét elég korán a szezonban, hogy legyen ideje nyomon követni az év vége előtt.
  • megfelelő ajándék információ. Mutassa meg közreműködőinek, hogy ajándékaik kétszer olyan messzire juthatnak a vállalati filantróp programokon keresztül. Kövesse nyomon az összes adományozót, vagy szegmentálja a listáját a munkáltatói információk alapján, hogy elküldje a legrészletesebb megfelelő ajándékinformációkat.
  • köszönőlevelek. Talán a legfontosabb nyomon követés, amelyet elküld, a köszönő üzenet! Az ajándék méretétől függően, küldhet e-mailt vagy személyes megjegyzést az e-mailben, de akárhogy is, küldje el ezeket a kommunikációkat a lehető leggyorsabban az ajándék után.

ismételten, ha olyan szoftverrel rendelkezik, amely sok fontos kommunikációs feladatot automatizál, akkor nem kell aggódnia, hogy manuálisan küldjön nyomon követési üzeneteket az adatbázis minden támogatójának.

és amikor az összes nonprofit rendszere együtt működik, az összes adományozói információ tájékoztathatja a szegmentálási és tájékoztatási stílust, így minden nyomon követés releváns és vonzó a címzett számára. Most ez egy recept az év végi fellebbezés sikeréhez!

év végi fellebbezési levél tipp | referencia ingyenes év végi fellebbezési levélmintánk

referencia ingyenes év végi fellebbezési levél mintánkra.

most, hogy a legfontosabb tippek a hátsó zsebében vannak, csak egy utolsó lökésre van szüksége a helyes irányba az év végi kampány elindításához.

szerencsére az Ön számára összeállítottunk egy mintát, amelyre a csapata hivatkozhat, amikor elkészíti a legjobb év végi fellebbezési levelet. Levelünk közvetlen levélben vagy e-mailes fellebbezésekben működik, de természetesen személyre kell szabnia, hogy megfeleljen a nonprofit közönségének.

 év végi fellebbezési levél példa

“kedves Jane,

nagylelkűségednek köszönhetően több mint 5000 hajléktalan állat kapott menedéket, élelmet és életmentő állatorvosi ellátást tavaly. Az Önök segítségével, sok ilyen kutyák és macskák kerültek szerető otthonok. A nevükben köszönöm a segítséget.

csak vess egy pillantást egy olyan kutyára, mint Fido. Éhesen és félve hoztuk be az utcáról. Az Önhöz hasonló támogatók adományainak köszönhetően az állatorvosaink alultápláltsággal kezelték Fido-t, és néhány hét alatt újra egészséges és bizakodó lett. Most, Fido örök családja gondozásában van.

a Fido nem tud köszönetet mondani, de mi igen! Nagyon hálásak vagyunk, hogy olyan támogatóink vannak, mint te, akik ilyen történeteket készítenek a tehetetlen háziállatok számára.

ma megkezdjük az év végi kampányunkat. Célunk, hogy további 500 rászoruló állat gondozását biztosítsuk 10 000 dollár összegyűjtésével December 31-ig, de segítség nélkül nem tudjuk megtenni.

azért fordulunk hozzátok, mert már megmutattátok együttérzéseteket az olyan macskák és kutyák iránt, mint a Fido. Hajlandó lenne 25, 50 vagy 100 dolláros különleges év végi hozzájárulást fizetni, hogy további 500 rászoruló állatot takarítson meg?

az Ön támogatásával tartós hatást gyakorolhatunk közösségünkre.

kérjük, csatlakozzon hozzánk az online adományozási űrlapon, vagy küldjön egy csekket a mellékelt borítékban. Több száz állat élete forog kockán.

Köszönjük a folyamatos támogatást.

jókívánságok,

John Smith
Ügyvezető Igazgató
helyi Állatmenhely

P. S. weboldalunkon tucatnyi további történetet talál olyan állatokról, mint a Fido. Többet megtudhat arról a csodálatos munkáról, amelyet adományai lehetővé tesznek, ha megnézi nonprofit weboldalunkat, Facebook, és Twitter.”

itt van! Csípje be a mintát, hogy illeszkedjen a címzettekhez, a küldetéshez és a csatornához, és hamarosan jó úton lesz az adománygyűjtő fellebbezés sikeréhez.

az év végi adománygyűjtő fellebbezési levelek kritikusak. A rendelkezésre álló stratégiáinkkal nem okozhat problémát egy olyan terv felvázolása, amely eléri az adományozókat és garantálja az adományokat.

mivel a levelek színe megváltozik, és a napok rövidülnek, csak egy dolognak kell lennie az adománygyűjtők fejében — természetesen az év végi adakozásnak. Bár jó lenne, ha ez lenne a helyzet, tudjuk, hogy a világ nem hagyja abba, hogy a nonprofit csapatok, mint a tiéd, prioritásként kezeljék az év végi adománygyűjtést. De nem számít, mennyire…

mivel a levelek színe megváltozik, és a napok rövidülnek, csak egy dolognak kell lennie az adománygyűjtők fejében — természetesen az év végi adakozásnak. Bár jó lenne, ha ez lenne a helyzet, tudjuk, hogy a világ nem hagyja abba, hogy a nonprofit csapatok, mint a tiéd, prioritásként kezeljék az év végi adománygyűjtést. De nem számít, mennyire…

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.