7 Bons Conseils Pour La Lettre D’Appel De Fin D’Année [Avec Des Échantillons Gratuits!]

Comme les feuilles changent de couleur et que les jours raccourcissent, il ne devrait y avoir qu’une seule chose à l’esprit des collecteurs de fonds: les dons de fin d’année, bien sûr. Bien que ce soit bien si c’était le cas, nous savons que le monde ne cesse de permettre aux équipes à but non lucratif comme la vôtre de prioriser la collecte de fonds de fin d’année. Mais peu importe à quel point vous êtes occupé, il est toujours temps de proposer une stratégie de lettre d’appel de fin d’année qui favorise les relations avec les partisans et vous aide à apporter ces précieuses contributions de fin d’année.

Si vous ne savez pas comment traiter les lettres d’appel de fin d’année de la manière la plus efficace, n’ayez crainte! Dans cet article, nous vous proposerons 7 stratégies imparables pour créer des appels efficaces qui facilitent la collecte de fonds de fin d’année:

  1. Créez un calendrier d’appel de fin d’année.
  2. Présentez votre lettre d’appel de fin d’année par le bon canal.
  3. Personnalisez chaque aspect de votre appel de fin d’année.
  4. Partagez vos réussites dans votre appel de fin d’année.
  5. Formatez votre lettre d’appel de manière stratégique.
  6. Faites un suivi après votre lettre d’appel de fin d’année.
  7. Référez-vous à notre échantillon gratuit de lettre d’appel de fin d’année.

Gardez à l’esprit que, comme tout effort à but non lucratif, le bon logiciel facilitera une expérience d’appel de fin d’année sans stress. Consultez les outils de marketing et de communication de Giveffect pour voir comment notre solution peut booster votre stratégie de collecte de fonds pendant la saison des dons de fin d’année!

Maintenant, sans plus tarder, passons aux conseils pour que vous puissiez commencer à écrire vos lettres d’appel.

 Conseil d'appel de fin d'année | Créer un calendrier d'appel de fin d'année

Créer un calendrier d’appel de fin d’année.

Si vous vous démenez pour développer votre plan de lettre d’appel à la mi-décembre, il y a de fortes chances que vous n’ayez pas beaucoup de chance de gagner tous les soutiens de votre base de données (encore moins de nouveaux prospects potentiels).

Au lieu de lancer vos appels de financement à la dernière minute, pourquoi ne pas rembobiner quelques mois? Réunissez-vous avec votre équipe au milieu de l’année pour commencer à élaborer votre stratégie de fin d’année, y compris en créant un calendrier clair qui peut servir de feuille de route pour les derniers mois de l’année.

Nous avons établi un exemple de calendrier que vous pouvez utiliser comme point de départ, mais selon la taille de votre personnel, le nombre d’appels que vous enverrez et la stratégie globale de collecte de fonds de votre organisme à but non lucratif, vous devrez peut-être laisser plus ou moins de temps pour tout faire.

Lorsque vous créez votre calendrier, vous devez également cocher les étapes suivantes:

  • Déléguez des responsabilités clés. Qui rédigera les appels de publipostage, d’e-mail et de médias sociaux? Qui veillera à ce que tout le publipostage soit envoyé et reçu? Allez-vous concevoir les appels en interne ou travailler avec un designer extérieur?
  • Établissez des objectifs intelligents. En utilisant les rapports des années précédentes comme référence, combien d’argent espérez-vous rapporter dans vos lettres d’appel de fin d’année? Combien d’argent devez-vous lever pour couvrir les dépenses opérationnelles?
  • Déterminez comment la technologie s’intègre. Votre logiciel de marketing par courriel est-il intégré à votre CRM à but non lucratif? Qu’en est-il de votre solution de publipostage ? (Astuce : plus ces systèmes sont connectés, plus il sera facile d’automatiser les tâches et de limiter la saisie manuelle des données!)

Quoi qu’il arrive, assurez-vous de documenter clairement votre calendrier et informez tous les membres de l’équipe concernés du plan. Faites-nous confiance: lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, vous atténuerez une quantité importante de confusion et de stress une fois la saison de fin d’année terminée!

Plats à emporter : Votre équipe devrait réfléchir à la façon dont vous gérerez les appels de collecte de fonds de fin d’année bien avant la période des Fêtes. Créez un calendrier pratique pour vos responsabilités afin qu’aucune tâche importante ne passe à travers les mailles du filet plus tard dans le processus.

 Conseil de lettre d'appel de fin d'année | Présentez votre lettre d'appel de fin d'année par le bon canal

Présentez votre lettre d’appel de fin d’année par le bon canal.

De nos jours, les partisans ont des options à peu près infinies pour savoir comment ils veulent contribuer à votre organisation, et vous avez des moyens tout aussi infinis de faire appel à eux.

Nous ne pourrons pas aborder toutes les approches créatives d’appel de fin d’année dans ce post, mais nous pouvons fournir des conseils concrets pour envoyer des lettres de collecte de fonds par deux canaux distincts: les appels par publipostage et les appels en ligne. Explorons chacun!

Lettres d’appel par publipostage

Les lettres d’appel par publipostage traditionnelles et éprouvées de fin d’année sont utilisées par de nombreuses organisations à but non lucratif pour une raison: elles fonctionnent!

Le principal inconvénient du publipostage est que l’envoi d’une lettre ou d’une carte postale par la poste coûte de l’argent. Pour les petites organisations à but non lucratif avec un budget moins flexible, il pourrait être facile d’annuler ce canal de marketing en faveur de méthodes en ligne gratuites à bon marché.

Cependant, toutes les organisations à but non lucratif peuvent — et devraient – utiliser des lettres d’appel par publipostage. Suivez simplement ces conseils:

  • Concentrez-vous sur les donateurs existants, en particulier les petits et moyens donateurs qui ont déjà donné par la poste.
  • Soyez délibéré avec votre conception, de la couleur et de la taille de votre enveloppe au contenu lui-même, en utilisant un logiciel de publipostage qui vous offre de nombreuses options de personnalisation.
  • Facilitez le don en incluant une enveloppe-réponse pré-adressée et l’URL de votre formulaire de don en ligne. N’oubliez pas: lorsque vous utilisez un logiciel de marketing direct intégré, vous pouvez suivre automatiquement les réponses aux appels dans votre CRM.

Le publipostage peut être le type d’appel le plus convaincant que vous envoyez, alors n’oubliez pas de tirer le meilleur parti de ce canal!

Lettres d’appel en ligne

Bien que moins personnel qu’une lettre par la poste, un appel de fin d’année envoyé par Internet est pratiquement gratuit pour votre organisation à but non lucratif et accessible à presque tous vos sympathisants.

Vous pouvez profiter de l’omniprésence et de la rentabilité du marketing en ligne de plusieurs façons:

  • Suivez votre lettre de publipostage avec un appel par e-mail. Si vous n’avez pas eu de nouvelles après votre lettre de sollicitation initiale, contactez-nous à nouveau avec un appel par courrier électronique.
  • Maintenir une présence diversifiée sur les médias sociaux. Facebook Instagram et Twitter tout au long de la saison des Fêtes, en particulier en capitalisant sur les jours de dons clés comme #Mardi je donne.
  • Ouvrez une variété de méthodes de dons en ligne. Pendant que vous faites la promotion des dons de fin d’année, assurez-vous d’offrir de nombreuses façons pratiques de faire un don, de votre formulaire de don en ligne aux dons d’entreprise, aux campagnes de text-to-give ou à une page de financement participatif.

Un autre avantage des appels en ligne? Vous pouvez les utiliser pour toucher un large public de donateurs potentiels sans dépenser un centime. Pour ce faire, assurez-vous que votre contenu en ligne est partageable et visuellement attrayant. Ensuite, encouragez les partisans à transmettre votre message à leurs pairs!

Plats à emporter : En associant votre stratégie d’appel de fin d’année en ligne à une campagne de publipostage exceptionnelle, vous maximiserez le montant que vous pourrez rapporter. Assurez-vous que votre logiciel de marketing vous permet d’explorer les deux avenues pour de meilleurs résultats et l’expérience la plus transparente!

 Lettre d'appel de fin d'année | Personnalisez chaque aspect de votre appel de collecte de fonds de fin d'année

Personnalisez chaque aspect de votre appel de collecte de fonds de fin d’année.

Il n’y a rien de pire qu’une lettre générique « À qui cela peut concerner », surtout si cette lettre unique demande de l’argent au destinataire!

Si vos lettres d’appel de fin d’année manquent d’une touche personnelle, commencez par puiser dans les informations stockées dans votre CRM à but non lucratif.

Vous devriez déjà connaître une chose ou deux au sujet de vos donateurs en fonction des formulaires qu’ils ont remplis, des conversations que vous avez partagées et de l’historique des dons et des engagements qu’ils ont avec votre organisation. Si vous gardez une trace de ces informations efficacement dans votre base de données, vous avez déjà un excellent point de départ pour un appel de fin d’année réussi!

Voici quelques suggestions pour les domaines où la personnalisation porte ses fruits:

  • Salutation. Adressez-vous toujours à un supporter par son prénom ou son titre préféré. Pour la plupart des donateurs, leur prénom est meilleur que « Mr / Ms », mais les principaux donateurs ou les personnes ayant des rôles importants dans la communauté peuvent préférer une salutation plus formelle.
  • Demander le montant. Référez-vous à l’historique des dons d’une personne pour déterminer le montant de sollicitation approprié. Pour maximiser la demande, vous pouvez proposer des niveaux de dons suggérés qui correspondent à leur montant de don typique, mais les encourager à mettre légèrement à niveau.
  • Contenu. Personnaliser vos lettres signifie plus que simplement remplir les blancs pour un nom et un montant de don. Vous devez créer des appels complètement différents qui se rapportent à des segments spécifiques de votre liste, des principaux donateurs aux donateurs déchus et même aux non-donateurs.

Si possible, vous devez également mentionner explicitement l’implication antérieure du destinataire dans la copie de votre lettre. Par exemple :  » Votre cadeau de 500 $ l’an dernier a fourni des fournitures scolaires à cinq enfants défavorisés. » Ou, « Votre travail acharné de bénévolat au sein de notre comité de collecte de fonds a permis à notre vente aux enchères de se dérouler sans accroc. »

Pour les lettres d’appel par publipostage, vous pouvez aller plus loin en ajoutant un P.S. manuscrit d’un membre notable de votre équipe, tel qu’un membre du conseil d’administration.

La conservation de toutes ces données dans un système intégré vous permettra d’utiliser les données des donateurs, des bénévoles ou des membres pour éclairer votre stratégie de marketing de fin d’année. Vous serez en mesure de rester au courant de vos sollicitations de fin d’année sans rebondir entre des systèmes disparates.

Plats à emporter: La lecture de la lettre d’appel de fin d’année ne devrait pas se sentir en conserve. Utilisez les informations contenues dans votre logiciel à but non lucratif pour garantir que chaque lettre est aussi unique que le partisan qui la reçoit.

 Lettre d'appel de fin d'année / Partagez vos réussites dans votre appel de fin d'année.

Partagez vos réussites dans votre appel de fin d’année.

Un moyen important de distinguer vos lettres d’appel de fin d’année des autres appels que vous envoyez est de mettre en valeur l’efficacité de vos efforts de collecte de fonds tout au long de l’année.

Considérez-le comme votre argument de soutien lorsque vous faites appel aux donateurs — qu’a fait votre organisation au cours de la dernière année pour justifier leurs contributions cette fois-ci?

La bonne nouvelle est que cela ne doit pas nécessairement être une source de stress pour votre équipe de collecte de fonds; vous devriez plutôt considérer cela comme une occasion de souligner les histoires clés du succès de votre organisme à but non lucratif dans les communautés que vous servez!

Nous avons quelques conseils pour montrer aux donateurs tout ce que vous avez accompli au cours de la dernière année de manière convaincante:

  • Concentrez-vous sur le donneur. Cela peut sembler contre-intuitif (après tout, vous essayez d’illustrer ce que votre organisme à but non lucratif a accompli), mais écoutez-nous: vous voulez rappeler à vos partisans pourquoi leurs dons sont valorisés. Illustrez ce que leur soutien a accompli et rappelez-leur que votre organisation ne peut pas avoir un impact à elle seule.
  • Utilisez des éléments visuels. Des photos de haute qualité (et, dans les appels en ligne, des vidéos) peuvent très bien mettre des visages sur les individus, les lieux ou les animaux que vous soutenez. De plus, une photo ou un graphique peut briser le texte et attirer l’attention du lecteur, l’attirant vers votre appel à l’action.
  • Incluez les statistiques avec parcimonie. Une statistique puissante montrant le besoin de votre organisation ou les effets que vous avez déjà eus peut faire beaucoup pour motiver les partisans. Cependant, vos lecteurs vont presque certainement passer sous silence un mur de chiffres, alors assurez-vous de cadrer les statistiques de manière attrayante et de ne les utiliser que lorsque cela est nécessaire.

D’une certaine manière, votre lettre de demande de don de fin d’année est un moyen pour vous de rappeler aux donateurs pourquoi ils ont soutenu votre mission dans le passé et de les enthousiasmer à l’idée de contribuer à nouveau.

Plus vous pouvez illustrer les choses puissantes que vos partisans vous ont aidées à faire, plus ils sont susceptibles de faire un don et de partager ces histoires avec leurs amis et leur famille. Après tout, qui ne voudrait pas diffuser des histoires aussi étonnantes qu’elles ont rendues possibles?

À emporter: Votre lettre d’appel de fin d’année est l’occasion de rappeler à quel point les contributions de vos donateurs sont vitales en illustrant l’impact qu’elles ont déjà eu. Racontez l’histoire de ce que votre campagne de financement a déjà accompli et vos partisans sont sûrs de donner à nouveau.

 lettre d'appel de fin d'année 5

Formatez votre lettre d’appel de manière stratégique.

Maintenant que vous avez une idée du contenu que vous allez inclure dans votre appel de collecte de fonds de fin d’année, plongeons dans quelques conseils spécifiques pour présenter votre lettre de manière à obtenir les meilleurs résultats.

Il n’y a pas de formatage magique, mais il existe des techniques éprouvées que vous pouvez utiliser pour obtenir votre lettre d’appel dans une forme optimale:

  • Commencez par « merci. »Le premier paragraphe de votre appel devrait inclure un message de remerciement à vos donateurs. Ils ont déjà beaucoup fait pour votre organisation, vous ne voulez donc pas vous lancer dans une demande sans reconnaître leurs contributions existantes.
  • Gardez-le conversationnel. Ne forcez pas les donateurs à lire une thèse compliquée sur les raisons pour lesquelles votre organisme à but non lucratif mérite leur financement. Invitez-les à jouer un rôle dans votre organisation en utilisant un ton chaleureux et amical et un langage simple et précis.
  • Soyez bref. Les appels par e-mail doivent être plus courts que les publipostages directs, mais toutes vos lettres d’appel doivent être facilement lisibles en une seule séance. Plongez rapidement dans la chair de votre histoire afin que les donateurs ne se perdent pas avant de se rendre à l’appel à l’action: la demande.
  • Écrire pour les scanners, pas pour les lecteurs. Vous souhaitez que vos destinataires absorbent chaque ligne soigneusement conçue de votre lettre d’appel, mais de manière réaliste, beaucoup ne feront que la scanner. Utilisez des paragraphes courts, des images et des lettres en gras ou en italique pour garder votre attrait numérisable.
  • Incluez un appel à l’action clair. Enfin, vous devez vous assurer que votre mise en forme facilite le point de votre lettre — un don! Réitérez cet appel à l’action tout au long de la lettre dans un langage clair, et réitérez explicitement votre demande dans votre conclusion.

En plus de ces tactiques importantes, vous voudrez également passer du temps à regarder le brouillon de votre lettre en pensant à votre public.

Montrez une copie imprimée de votre appel par publipostage à un membre du conseil d’administration ou du personnel — a-t-il des problèmes à lire la police? Sont-ils distraits à mi-parcours? Les images ont-elles un sens à première vue?

Plats à emporter: Formatez votre lettre d’appel de fin d’année de manière à attirer les lecteurs. Plus il est facile pour les lecteurs d’accéder au message de votre lettre, plus ils ont de chances de faire un don!

 Lettre d'appel de fin d'année Conseil | Suivi après votre lettre d'appel de fin d'année

Suivi après votre lettre d’appel de fin d’année.

La saison de fin d’année est une période chargée pour votre organisme à but non lucratif, mais c’est une période tout aussi occupée pour vos partisans. Ne les laissez pas s’échapper s’ils ne répondent pas à votre lettre de sollicitation initiale!

L’utilisation d’un logiciel intégré de marketing et de collecte de fonds peut vous aider à suivre où vos lettres d’appel sont en transit et si vos destinataires ont encore fait leurs cadeaux. (En fait, certains logiciels peuvent même automatiser le processus de saisie des données afin que toutes les transactions de fin d’année soient stockées instantanément dans le profil d’un supporter.)

Lorsque vous savez où se trouvent vos donateurs dans le processus de don de fin d’année, vous pouvez mieux adapter vos efforts de suivi, qui pourraient inclure:

  • Sollicitations supplémentaires. Si votre destinataire n’a pas répondu à votre premier appel, envisagez de faire un suivi par courriel, par publipostage ou par téléphone. Chronométrez votre premier message suffisamment tôt dans la saison pour avoir le temps de le suivre avant la fin de l’année.
  • Informations sur les cadeaux assortis. Montrez à vos contributeurs comment leurs dons peuvent aller deux fois plus loin dans les programmes de philanthropie d’entreprise. Faites un suivi auprès de tous les donateurs ou segmentez votre liste en fonction des informations de l’employeur pour envoyer les informations les plus détaillées sur les cadeaux correspondants.
  • Notes de remerciement. Le suivi le plus crucial que vous enverrez est peut-être le message de remerciement! Selon la taille du cadeau, vous pouvez envoyer un e-mail ou une note personnelle par la poste, mais de toute façon, envoyez ces communications le plus rapidement possible après le cadeau.

Encore une fois, lorsque vous disposez d’un logiciel qui automatise bon nombre de vos tâches de communication importantes, vous n’aurez pas à vous soucier d’envoyer manuellement des messages de suivi à chaque supporteur de votre base de données.

Et lorsque tous vos systèmes à but non lucratif fonctionnent ensemble, toutes les informations de vos donateurs peuvent éclairer votre style de segmentation et de sensibilisation, rendant chaque suivi pertinent et engageant pour son destinataire. Voilà la recette du succès de l’appel de fin d’année!

 Lettre d'appel de fin d'année Conseil | Référence notre échantillon gratuit de lettre d'appel de fin d'année

Référence notre échantillon gratuit de lettre d’appel de fin d’année.

Maintenant que vous avez tous les meilleurs conseils dans votre poche arrière, il vous suffit d’un dernier coup de pouce dans la bonne direction pour commencer votre campagne de fin d’année.

Heureusement pour vous, nous avons rassemblé un échantillon que votre équipe peut référencer lorsque vous rédigez votre meilleure lettre d’appel de fin d’année à ce jour. Notre lettre fonctionne pour les appels par publipostage ou par courrier électronique, mais vous devrez bien sûr l’adapter pour répondre au public spécifique de votre organisation à but non lucratif.

 Exemple de lettre d'appel de fin d'année

 » Chère Jane,

Grâce à votre générosité, plus de 5 000 animaux sans abri ont reçu un abri, de la nourriture et des soins vétérinaires vitaux l’année dernière. Avec votre aide, beaucoup de ces chiens et chats ont été placés dans des foyers aimants. En leur nom, merci pour votre aide.

Jetez un coup d’œil à un chien comme Fido. Nous l’avons fait sortir des rues affamés et effrayés. Grâce aux dons de partisans comme vous, notre personnel vétérinaire a traité Fido pour la malnutrition, et il est redevenu en bonne santé et confiant en quelques semaines seulement. Maintenant, Fido est sous la garde de sa famille forever.

Fido ne peut pas dire merci, mais nous le pouvons! Nous sommes très reconnaissants d’avoir des partisans comme vous qui font des histoires comme celles-ci une possibilité pour les animaux sans défense.

Aujourd’hui, nous nous lançons dans notre campagne de fin d’année. Notre objectif est de fournir des soins à 500 animaux de plus dans le besoin en amassant 10 000 $ d’ici le 31 décembre, mais nous ne pouvons pas le faire sans aide.

Nous vous contactons parce que vous avez déjà démontré votre compassion pour les chats et les chiens comme Fido. Seriez-vous prêt à faire une contribution spéciale de fin d’année de 25 $, 50 $ ou 100 animals pour sauver 500 animaux de plus dans le besoin?

Avec votre soutien, nous pouvons avoir un impact durable sur notre communauté.

Rejoignez-nous en faisant votre don sur notre formulaire de don en ligne ou en envoyant un chèque dans l’enveloppe ci-jointe. La vie de centaines d’animaux est en jeu.

Merci pour votre soutien continu.

Meilleurs voeux,

John Smith
Directeur exécutif
Refuge pour animaux local

P.S. Sur notre site Web, vous trouverez des dizaines d’autres histoires d’animaux tout comme Fido. Vous pouvez en apprendre davantage sur le travail incroyable que vos dons rendent possible en consultant notre site Web à but non lucratif, Facebook et Twitter. »

Voilà ! Ajustez notre échantillon pour l’adapter à vos destinataires, à votre mission et à votre chaîne, et vous serez sur la bonne voie pour réussir votre appel de collecte de fonds en un rien de temps.

Les lettres d’appel de financement de fin d’année sont essentielles. Avec nos stratégies en main, vous ne devriez avoir aucun problème à définir un plan qui atteint les donateurs et garantit les dons.

Comme les feuilles changent de couleur et que les jours raccourcissent, il ne devrait y avoir qu’une seule chose à l’esprit des collecteurs de fonds: les dons de fin d’année, bien sûr. Bien que ce soit bien si c’était le cas, nous savons que le monde ne cesse de permettre aux équipes à but non…

Comme les feuilles changent de couleur et que les jours raccourcissent, il ne devrait y avoir qu’une seule chose à l’esprit des collecteurs de fonds: les dons de fin d’année, bien sûr. Bien que ce soit bien si c’était le cas, nous savons que le monde ne cesse de permettre aux équipes à but non…

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