Brechen Sie das Gesetz, indem Sie Telefonanrufe aufzeichnen?

Viele der heutigen Geschäftstelefonsysteme verfügen über Anrufaufzeichnungsfunktionen. Tatsächlich ist dies häufig eine Standardfunktion bei Voice over IP (VoIP) -Telefonsystemen, die Audio über Datennetze übertragen. Die Anrufaufzeichnung wird am häufigsten für Qualitätssicherungs- und Schulungszwecke verwendet, ermöglicht es Unternehmen jedoch auch, den Kundenservice zu verbessern, Streitigkeiten beizulegen, Fehler zu reduzieren und effektivere Leistungsüberprüfungen durchzuführen.

Die Anrufaufzeichnung kann Sie jedoch in heißes Wasser bringen, wenn Sie die Regeln nicht kennen. Florida ist einer von einem Dutzend Staaten mit einer All-Party-Zustimmung Regel. Mit anderen Worten, die Aufzeichnung eines Telefongesprächs ohne Zustimmung aller Beteiligten ist illegal. Es spielt keine Rolle, ob Sie in Florida sind und die Person, mit der Sie sprechen, nicht, oder umgekehrt. Wenn sich eine Person auf dem Anruf in Florida befindet, gilt Floridas Regel. Um die Zustimmung zu erhalten, müssen Sie lediglich angeben, dass der Anruf aufgezeichnet werden darf. Eine Partei kann auflegen, wenn sie nicht aufgezeichnet werden möchte, daher ist keine mündliche Bestätigung erforderlich. Wenn sie auf der Linie bleiben, Zustimmung ist nach Florida Gesetz impliziert.

Da die Anrufaufzeichnung mit modernen Telefonsystemen relativ einfach ist, zeichnen viele Organisationen alle Anrufe auf. Das Problem bei der Aufzeichnung von allem ist, dass Sie Mitarbeiteranrufe aufzeichnen, nicht nur Kundenanrufe. Während es zulässig ist, Anrufe mit Kunden zu überwachen oder aufzuzeichnen, verbietet das Bundesgesetz die Überwachung der persönlichen Anrufe eines Mitarbeiters, es sei denn, dem Mitarbeiter wurde ausdrücklich geraten, keine persönlichen Anrufe von dem bestimmten Telefon aus zu tätigen.

Es ist relativ einfach, einen eingehenden Anruf mit einer Aufzeichnung zu starten, die besagt, dass der Anruf aufgezeichnet wird, aber Sie müssen die Mitarbeiter schulen, um die Parteien über die Anrufaufzeichnung während ausgehender Anrufe zu informieren, oder Anrufe, die direkt an die Nebenstelle eines Mitarbeiters unter Umgehung der Benachrichtigung getätigt werden. Die aufgezeichneten und gespeicherten Informationen könnten gegen die Aufzeichnungsorganisation verwendet werden, und die Kosten für die Erstellung von Aufzeichnungen zur Verwendung als Beweismittel in einer Klage könnten erheblich sein. Sie könnten auch auf Compliance-Probleme stoßen. Wenn Sie beispielsweise einen Anruf aufzeichnen, der die Kreditkarteninformationen einer Person enthält, verstoßen Sie möglicherweise gegen die PCI-Vorschriften (Payment Card Industry).

Was passiert, wenn der Anruf unterbrochen oder weitergeleitet wird? Bleibt die Zustimmung bestehen, wenn der Anruf fortgesetzt wird? In einem kürzlichen Fall in Kalifornien reichte ein Mann eine Sammelklage gegen Quicken Loans ein und argumentierte, er hätte noch einmal darüber informiert werden sollen, dass der Anruf aufgezeichnet wurde, nachdem er getrennt worden war. In diesem Fall entschied das Gericht, dass die zu Beginn des ursprünglichen Anrufs erhaltene Zustimmung für die gesamte Interaktion galt. Da die spezifischen Umstände dieses Falls jedoch möglicherweise nicht auf Ihre Situation zutreffen, ist es eine gute Idee, auf der Seite der Vorsicht zu irren und bei jedem Schritt die Zustimmung einzuholen.

Organisationen können die geschäftlichen Vorteile und Risiken der Anrufaufzeichnung durch selektives Aufzeichnen von Telefonanrufen ausgleichen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, die Anrufaufzeichnung auf Kundendienst- und Verkaufsgespräche, die Telefonleitungen bestimmter Mitarbeiter oder hochwertige Telefonkonferenzen zu beschränken, auf die in Zukunft möglicherweise für strategische Zwecke verwiesen werden muss. Natürlich muss die Zustimmung unabhängig von der Art des Anrufs eingeholt werden. Obwohl die stillschweigende Zustimmung in den Augen des Gesetzes ausreichend ist, werden einige Unternehmen die Partei bitten, die Zustimmung zu bestätigen, nachdem die Aufzeichnung begonnen hat, so dass sie Beweise für die Zustimmung haben.

Wenn Sie Anrufe aufzeichnen möchten, überlassen Sie nichts dem Zufall. Die Mitarbeiter sollten angemessen geschult und formelle Richtlinien zur Einholung und Überprüfung der Zustimmung entwickelt werden.

Viele der heutigen Geschäftstelefonsysteme verfügen über Anrufaufzeichnungsfunktionen. Tatsächlich ist dies häufig eine Standardfunktion bei Voice over IP (VoIP) -Telefonsystemen, die Audio über Datennetze übertragen. Die Anrufaufzeichnung wird am häufigsten für Qualitätssicherungs- und Schulungszwecke verwendet, ermöglicht es Unternehmen jedoch auch, den Kundenservice zu verbessern, Streitigkeiten beizulegen, Fehler zu reduzieren und effektivere Leistungsüberprüfungen durchzuführen. Die Anrufaufzeichnung kann…

Viele der heutigen Geschäftstelefonsysteme verfügen über Anrufaufzeichnungsfunktionen. Tatsächlich ist dies häufig eine Standardfunktion bei Voice over IP (VoIP) -Telefonsystemen, die Audio über Datennetze übertragen. Die Anrufaufzeichnung wird am häufigsten für Qualitätssicherungs- und Schulungszwecke verwendet, ermöglicht es Unternehmen jedoch auch, den Kundenservice zu verbessern, Streitigkeiten beizulegen, Fehler zu reduzieren und effektivere Leistungsüberprüfungen durchzuführen. Die Anrufaufzeichnung kann…

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.